Эксперт по кадрам Чурусова рассказала, как обезвредить «пожирателей времени» на работе

Задержки на рабочем месте, пики нагрузки накануне дедлайнов — почему нам часто не хватает 8-часового рабочего дня, чтобы качественно справиться со всем объемом задач и уйти домой с легкой головой? На этот вопрос «Российской газете» ответила эксперт по организационному развитию, стратегический HRD Светлана Чурусова.

Нехватка рабочего времени может быть следствием чрезмерного количества задач, поставленных перед конкретным работником. Но часто дефицит времени возникает из-за его «пожирателей».

«Не во все этапы карьерного пути должно хватать 8 часов — и это нормально. Есть периоды адаптации к новой должности, месту работы, либо это вынужденная рабочая необходимость, вызванная срочным и объемным проектом, задачей, которую нельзя сделать «в растяжку», — говорит эксперт. При этом важно вовремя идентифицировать «пожирателей времени», уметь с ними работать, не допуская хронической усталости и заваленных дедлайнов.

«Главное — сразу исключить персональную неэффективность и отсутствие навыков управления рабочим временем. Самый простой способ — в течение минимум месяца вести дневник деятельности, записывая время начала и завершения задач и фиксируя их тип — регулярные, периодические или новые. Уже к концу первой недели вы сможете проанализировать, какие задачи составляют ваши рабочие будни, и тогда получится скорректировать свое рабочее время в более эффективном ключе. Это упражнение полезно использовать регулярно и на любой должности», — советует Светлана Чурусова.

Что касается «пожирателей времени», их много у каждого человека, но справиться с ними можно. Основные корпоративные пожиратели знакомы всем. Первый — коллеги, которые врываются с поводом или без. Рекомендуется нежно установить дистанцию. Можно придумать свой символ, который выставлять на стол, если очень заняты и отвлекать вас не надо.

Второй — неструктурированные и многостраничные коммуникации в разных каналах, бесчисленные чаты, постановка в копию «на всякий случай». С этим «пожирателем» бороться сложнее. Для начала нужно определить, с какой периодичностью вы посещаете каналы связи. Три раза в день — приемлемая периодичность, и больше вы ни на что не отвлекаетесь. Далее — проанализировать, какие каналы можно объединить, договориться о времени массовых рассылок. Если рассылки хаотичны и могут приходить в любое время, можно выйти с предложением по их упорядочиванию.

Третий — неподготовленные и длительные совещания (более 45 минут — уже долго). Предложите составить регламент подготовки, проведения и финализации решений, принятых на совещании, а также формат выполнения задач. Такой регламент совершенно короткий и по существу, он важен, ведь содержит свод правил, с которыми согласно большинство. Если начать по нему действовать, можно удивиться тому, сколько времени вы сэкономили, продолжает Светлана Чурусова.

Четвертый — отсутствие лаконичной подачи сообщений и вложенных документов, общекорпоративных рассылок. «Это особый пункт и он, наверное, самый сложный с точки зрения оптимизации и изменения культуры на более современную и динамичную. Главное — самому быть образцом деловой этики. Обсудите удачные и неудачные примеры со своим руководителем, предложите такую реформу хотя бы на уровне своего отдела. Результат в виде сэкономленного времени не заставит себя ждать», — говорит эксперт.

И пятая — избыточно насыщенная корпоративная жизнь: рассылка мемов, новостей и всего отвлекающего, прямо не относящегося к работе. «Только вам понятно, каким образом корректно можно дать обратную связь по насыщенности и избыточности этой информации. Если изменить это не получается, поможет первый пункт — читайте все это в отведенное время и не отвлекайтесь», — добавила она.